Kỹ năng lập dự toán dự thầu

Sắp xếp tuần tự lập dự toán dự thầu như thế nào?
Đây là một khâu vô cùng quan trọng, nếu các bạn có một bài dự toán thầu bài bản và dễ theo dõi thì cần có một phương thức quản lý “thời gian” và “không gian” thật hợp lý, sau đây là tuần tự levinhxd chia sẻ:
Bước 1: Phô tô bảng tiên lượng riêng cho mình, kiểm tra đã đầy đủ toàn bộ bảng tiên lượng trước khi vào làm việc

Bước 2: Đánh dấu (bôi màu) các đầu việc lớn trên tiên lượng vừa photo, ví dụ: Phần móng, Phần kết cấu, Phần hoàn thiện vv…..

Bước 3: Kiểm tra tiên lượng trên cở sở bóc lại bản vẽ-> Tổng hợp khối lượng thừa thiếu.
Việc kiểm tra khối lượng không có nghĩa là chúng ta sẽ bóc lại toàn bộ bản vẽ, chỉ kiểm tra các đầu việc có giá trị lớn, đồng thời kiểm tra đã đủ đầu việc trong tiên lượng hay chưa (theo kinh nghiệm).

Bước 4: Lập file dự toán, lưu ý khi Save tên file nên đánh số thứ tự, ví dụ : “1-Phan mong”, “2- Phan than” để tạo một không gian Folder dễ theo dõi. Nên tạo một file chuẩn từ ban đầu với các thông số đầy đủ như tên gói thầu, tên hạng mục, các hệ số điều chỉnh sau đó save as ra các file tiếp theo.
Khi lập file dự toán , cụ thể là tra mã công việc tuyệt nhiên chưa đổi tên công việc, việc đó sẽ làm sau khi chúng ta chắc chắn tất cả các mã hiệu đã hợp lý với đầu công việc. Mỗi lần xong 1 đầu việc nên tích dấu bút chì bên trái tên đầu việc trong bảng tiên lượng để tránh nhầm lẫn.

Bước 5: Tự mình hoặc đề nghị đồng nghiệp kiểm tra lại các đầu việc thật hợp lý với dự toán, đồng thời kiểm tra khối lượng đúng chính xác 100% với khối lượng trong bảng tiên lượng. Sau mỗi lần check đúng thì tích dấu bút chì vào bên phải KL trong bảng tiên lượng để tránh nhầm lẫn.

Bước 6: Đổi tên công việc khớp hoàn toàn với tên công việc trong bảng tiên lượng

Bước 7: Tiến hành các bước để ra được Đơn giá chi tiết, Đơn giá dự thầu
Lưu ý ở bước này: Chọn phân tích đơn giá chi tiết theo giá thông báo, để chọn được điều này cần điều chỉnh mục Tuỳ chọn (options) trong Thanh công vụ phần mềm.
Cũng cần lưu ý các thành phần chi phí xem có bị thiếu sót hay không. Trong một số phần mềm, có thể yêu cầu người lập chọn lại để có phần chi phí lán trại, thuế VAT.

Bước 8: Làm bảng tổng hợp giá dự thầu, kiểm tra lại giá trị và điều chỉnh

Bước 9: Làm bảng khối lượng phát sinh thừa thiếu (nếu có)

Bước 10: Chỉnh sửa, in ấn.

Trong các bước trên thì có 3 bước quan trọng và đòi hỏi nhiều kỹ năng thuần thục, đó là Bước 3, 4 và 8.

Kiểm tra tiên lượng (bước 3)
Việc kiểm tra tiên lượng là cần thiết, đó là quyền lợi trực tiếp của Nhà thầu khi tham gia đấu thầu, nhất là đối với các gói thầu ở các địa phương mà các cán bộ lập dự toán thiết kế cũng như thẩm tra dự toán công trình chưa kỹ càng, tâm huyết. Nếu khối lượng không được kiểm tra lại, có thể sẽ gây những hậu quả rất lớn trong quá trình thanh toán về sau, nhất là với gói thầu trọn gói về khối lượng.
Tuy nhiên nếu chúng ta cứ dồn tâm dồn sức để kiểm tra lại khối lượng thừa thiếu thì sẽ rất mất thời gian. Đó là chưa kể một số trường hợp, người lập dự toán nghiễm nhiên chẳng cần quan tâm khối lượng thừa hay thiếu D- vấn đề tế nhị mà người ta gọi là xanh đỏ). Vậy để bố trí hợp lý thời gian và cách bóc tách lại KL chúng ta nên làm như thế nào:
a, Tổ chức công việc: Nên chia ra mỗi người bóc một phần khối lượng hoặc mỗi người phụ trách một hạng mục. Người chịu trách nhiệm chính nên định hướng cách bóc cho mỗi người: bóc bằng máy tính cầm tay và bút hoặc bóc bằng phần mềm dự toán, yêu cầu thời gian cho từng người. Lưu ý ghi lại những phần KL thừa thiếu (trong thực tế, hầu như ít khi người ta phát hiện ra những KL thừa mà đa phần là thiếu).
b, Nên bóc và không nên bóc những phần nào:
- Nên bóc công tác có KL lớn: Đào đất, Bê tông, Cốt thép, Ván khuôn, Trát tường vv…các công tác dễ đo đếm
- Không nên bóc các KL có KL nhỏ, giá trị nhỏ, hoặc phần điện, nước (yêu cầu người có trình độ chuyên môn về điện nước mới bóc được).
c, Kỹ năng:
- Nên bóc theo kiểu kiểm tra, tức là KL kết quả đã có sẵn (trong bảng tiên lượng), chúng ta rà soát xem nó có đúng hoặc gần đúng hay không!
- Tốt nhất bóc theo cách sử dụng phần mềm máy tính mà ta vẫn lập dự toán: Tra đầu việc, sau đó bóc bằng công thức, phần mềm dự toán sẽ tự tính ra khối lượng.

Tra nhanh nhất mã dự toán các đầu việc (bước 4)
Thông thường, tiên lượng sẽ có những đầu việc giống với tên công việc có trong định mức đơn giá, ví dụ “ Bê tông trộn bằng máy trộn đổ thủ công, bê tông dầm mác 250, đá 1x2”; tuy nhiên có những trường hợp cũng ghi rất ngắn gọn “ Bê tông dầm, mác 250, đá 1x2”. Việc tra mã dự toán với người đã có ít nhất 3-4 lần làm dự toán là khá đơn giản, tuy nhiên với những người mới, đặc biệt là tân kỹ sư mới ra trường cũng có những lúng túng nhất định, vậy cách nào giúp ta tra mã nhanh nhất là gì? Xin đưa ra đây 1 vài kỹ năng cơ bản:
-Phôtô bìa định mức, trong đó có đầy đủ các chương ghi rõ tên các đầu việc lớn trong công trình xây dựng, từ đó vừa tra vừa nhớ, ví dụ: Công tác đào đất bắt đầu với mã hiệu “AB.”, Bê tông cốt thép là “AF.”, Xây là “AE.”;…. Sau đó lại tiếp tục nhớ kỹ hơn với “AF1 đến AF5 là bê tông, AF.6-7 là Thép, AF.8 là Ván khuôn”,…Việc phôtô bìa định mức hiện tại còn rất ít sinh viên mới ra trường làm, lý do đơn giản là phần mềm dự toán bây giờ đã rất hiện đại.
-Dựa sự tra cứu thuận lợi của phần mềm: Trong ô mã hiệu định mức, các bạn chỉ cần gõ “bê tông cột”, lập tức các công tác có tên “bê tông cột” sẽ hiện ra. Với các phần mềm mới hiện nay, thậm chí còn cho gõ tổ hợp các từ “ Bê tông cột, mác 200, đá 1x2” vv…..
-Tự lập ra một bộ lọc trong đầu để có một sự lựa chọn nhanh nhất, ví dụ: Với tên công việc “ Trát gờ chỉ phào”, chỉ cần gõ từ “phào”, sự lựa chọn sẽ nhanh hơn nếu bạn cứ gõ là “trát”. Tương tự với công tác “sản xuất cửa hoa sắt vuông đặc”, bạn gõ từ “vuông đặc” sẽ tốt hơn là gõ những từ như “cửa” hay “sản xuất” vv….Lưu ý hạn chế gõ toàn bộ cả cụm từ tên đầu việc, vì như thế xác suất tìm thấy mã hiệu sẽ bị giảm xuống.

Kỹ năng tạo file dự toán dự thầu (trong bước 4):

a, Đọc các mẫu trong hồ sơ mời thầu:
Ngay sau khi nhận được hồ sơ mời thầu, người lập dự toán dự thầu phải tiến hành đọc qua các mẫu được ban hành để định hướng cho mình cách làm ngay từ ban đầu! Cụ thể phải nghiên cứu các mẫu thể hiện phần dự toán dự thầu:
-Mẫu biểu giá tổng hợp (tham khảo mẫu 8A- Mẫu HSMT xây lắp quy mô nhỏ của Bộ KH&ĐT (thông tư 01/2010)
-Mẫu biểu giá dự thầu chi tiết (tham khảo mẫu 8B- Mẫu HSMT xây lắp quy mô nhỏ của Bộ KH&ĐT (thông tư 01/2010)
-Mẫu phân tích đơn giá dự thầu (đơn giá chi tiết hoặc đơn giá tổng hợp) (tham khảo mẫu 9A, 9B- Mẫu HSMT xây lắp quy mô nhỏ của Bộ KH&ĐT (thông tư 01/2010)
-Mẫu bảng tính giá vật liệu trong đơn giá dự thầu (tham khảo mẫu 10 - Mẫu HSMT xây lắp quy mô nhỏ của Bộ KH&ĐT (thông tư 01/2010)
Đó là những mẫu phổ biến nhất xuất hiện trong hầu hết các hồ sơ mời thầu, và khi thông tư 01/2010 và 02/2010 của Bộ kế hoạch đầu tư có hiệu lực, Hồ sơ mời thầu sẽ đồng loạt tuân theo các mẫu ban hành của Bộ.
Khi nghiên cứu các mẫu, cần chú ý đến tên của từng hàng hay cột trong bảng, các phần bằng số, bằng chữ, đơn vị tính cũng được điền đầy đủ để tránh bị trừ điểm khi chấm thầu.

b, Tạo file:
Sau khi đã kiểm tra tiên lượng hoặc cùng với lúc kiểm tra tiên lượng, ta bắt đầu tạo file, tuy nhiên trước khi tạo các file, cần đánh dấu bôi chia các hạng mục trong tiên lượng để tạo file.
Ví dụ, tiên lượng chỉ có 1 gói thầu nhà chính và chia ra các mục A- Phần móng, B- Phần kết cấu thân, C- Phần hoàn thiện. Khi đó ta sẽ định hướng chia ra các file và đặt tên “a-phan mong”, “b- phan than” vv….Lưu ý là chỉ định hướng như thế đã.
Sau khi đã định hướng xong, sẽ tiến hành mở phần mềm dự toán và tạo 1 file dự toán mới và tiến hành điền các thông số điều chỉnh, lúc đó người lập dự toán sẽ phải tư duy đến những vấn đề sau:
-Mức lương tối thiểu trong đơn giá của địa phương mà công trình đanh định đấu thầu là bao nhiêu?-> Có cơ sở áp dụng việc điều chỉnh nhân công, máy thi công. Thông thường nếu có quyển đơn giá, việc này khá đơn giản vì mức tiền lương tối thiểu được quy định ngay những trang thuyết minh. Nếu không có đơn giá thì có thể rà tìm trên mạng, hoặc không thể tìm nổi thì áp dụng thủ thuật phân tích thử đơn giá nhân công và suy luận dựa trên đơn giá nhân công của các tỉnh khác (ví dụ: phân tích thử thấy giá nhân công 3/7 ở mức 35-40 nghìn/công, có thể LTT sẽ là 350 nghìn đồng, ở mức 45-50 nghìn/công, LTT là 450 nghìn đồng vì đơn giá tỉnh khác cũng có mức tương tự).
-Có được điều chỉnh các hệ số phụ cấp, hệ số điều chỉnh khác trong chi phí trực tiếp hay không?
-Đây là công trình dạng gì (dân dụng, công nghiệp vv…..) để áp dụng mức chi phí chung, lãi chịu thuế tính trước
-Mức chi phí lán trại là 1 hay 2% vv….
Sau khi đã chọn đầy đủ thông số, tiền hành chọn dữ liệu về đơn giá, định mức, giá vật tư để tạo một file thật chuẩn ban đầu và việc cần thiết là Save vào và đặt tên file.
Lưu ý: 
- Các file dự toán dự thầu cần đặt ở 1 folder riêng có tên gói thầu để không bị lẫn.
- Các file tiếp theo file đầu tiên nên tạo bằng cách Save As để tạo sự thống nhất chung, nhớ đổi tên hạng mục ngay sau khi lưu file!
Kỹ năng đánh dấu bảng tiên lượng (trong bước 4,5 và 6) ,
Trên bảng tiên lượng sẽ được đánh dấu đánh số thứ tự 1-2-3 ...

Tại sao nên tích đánh dấu như vậy?
Vì nó sẽ giúp ta quản lý tốt từng đầu việc, từng hạng mục và không bị nhầm lẫn khi mà khối lượng công việc dự thầu tương đối lớn hoặc rất lớn. Có những dự toán dự thầu có đến hàng ngàn đầu việc, bạn làm như thế sẽ hạn chế tối thiểu sự nhầm lẫn. Lưu ý: Đánh dấu vào bản photo tiên lượng chứ không đánh dấu vào hồ sơ mời thầu! Việc đánh dấu có thể bằng bút chì, bút bi hoặc bút nhớ màu

1, Đánh dấu lần thứ nhất: Khi bạn tra mã dự toán lần lượt từng đầu việc theo thứ tự hoặc bất kỳ từ một hạng mục nào, hãy tích vào từng đầu việc đã được tra như trên hình vẽ (dãy đánh dấu số 1). Trong quá trình làm công việc này, nên lưu ý 1 số điều sau đây:
- Nếu có mã hiệu nào đó mình đã tra chưa tin tưởng với công việc trong tiên lượng (sợ không đúng), hãy khoanh lại hoặc bôi vàng bằng bút nhớ để kiểm tra lại kỹ hơn về sau, hoặc “để dành” ở đó để tham khảo ý kiến người khác.
- Nên kiểm tra cả số thứ tự đầu việc trong tiên lượng vì có những lúc tiên lượng đánh số thứ tự không chuẩn. Nếu có gì bất thường cũng nên khoanh lại ở số thứ tự để điều chỉnh lúc chuẩn bị in ấn.
- Nên kiểm tra cả đơn vị, bởi trong 1 số trường hợp, tiên lượng và mã dự toán có đơn vị khác nhau 100 hay 1000 đơn vị (m3 với 100m3, kg với tấn).

2, Đánh dấu lần thứ hai: Đây là lần kiểm tra khối lượng, thông thường bạn thường chắc chắn là đã nhập đúng khối lượng 100%, nhưng tốt nhất nên tự kiểm tra lại hoặc nhờ người khác kiểm tra lại bởi tôi tin rằng 100% bạn có nhầm ở 1 chỗ nào đó, bước kiểm tra này nên thực hiện sau khi đã hoàn tất việc nhập mã dự toán cho toàn bộ bảng tiên lượng. Trong quá trình làm công việc này, nên lưu ý 1 số điều sau đây:
- Khối lượng trong bảng tiên lượng như thế nào thì KL ở trong bảng nhập của mình phải y hệt như thế, kể cả trường hợp số chữ số thập phân sau dấu phẩy (,). Ví dụ bảng tiên lượng là 1,0000 (cái) thì bảng nhập cũng phải là 1,0000 cái!
- Nếu phát hiện sai thì phải lập tức sửa ngay, không đánh dấu để dành vì có thể ta sẽ quên, luôn tâm niệm: khối lượng là cực kỳ quan trọng.
- Lưu ý phân biệt dấu chấm (.) và dấu phẩy (,). Nếu bạn nhầm, khối lượng sẽ tăng hoặc giảm 1000 lần!

3, Đánh dấu lần thứ ba: Đây là lần kiểm tra tên công việc, việc này cũng hết sức quan trọng, bởi đã là Hồ sơ dự thầu thì mọi việc phải được kiểm soát nghiêm ngặt. Bạn hoặc đồng nghiệp của bạn đã hoàn tất việc đổi tên công việc đúng y hệt như trong Tiên lượng, tuy nhiên bạn nên kiểm tra lại, kể cả từng dấu chấm, phẩy và thậm chí có người cẩn thận còn viết sai chính tả, chữ hoa, chữ thường như Tiên lượng! Trong quá trình làm công việc này, nên lưu ý 1 số điều sau đây:
- Tên công việc phải đúng với tiên lượng, ví dụ tiên lượng viết “BT M200#, bê tông cột”, thì đừng nghĩ “ Bê tông mác 200, bê tông cột” là đúng! Hãy chỉnh lại y hệt như bảng tiên lượng các bạn nhé!
- Lập tức sửa ngay khi phát hiện sai sót
- Thường xuyên Ctrl + S cho những công việc mình đang làm

Tóm lại: Làm hồ sơ dự thầu đòi hỏi ý thức trách nhiệm công việc rất cao, nếu bạn là người thiếu cẩn thận hoặc lơ là thì những kỹ năng tôi vừa nêu sẽ rất có ích. Bạn nên nhớ, sẽ có một tổ chấm thầu đầy kinh nghiệm và khó tính soi từng lỗi nhỏ của nhà thầu.

Kỹ năng áp đơn giá (trong bước 4 và 7)
Đơn giá ở đây có thể là đơn giá vật liệu, nhân công, máy hoặc đơn giá tổng hợp cho một công tác. Trong đó phổ biến nhất vẫn là việc áp đơn giá vật liệu như thế nào cho phù hợp với giá thị trường, đảm bảo tính cạnh tranh của giá gói thầu và vẫn đáp ứng các yêu cầu về chất lượng cũng như chủng loại vật liệu mà Chủ đầu tư đưa ra trong HSMT.

Đơn giá nhân công: Thường thì có một số công tác, công việc được tính theo đơn vị ngày công (công), ví dụ: Dọn dẹp vệ sinh, Dọn mặt bằng vv….. Khi đó công tác đó được ghi là TT (tạm tính), áp dụng đơn giá nhân công theo Đơn giá của Tỉnh, thành phố nơi có công trình. Lưu ý đơn giá nhân công thường có trong Đơn giá hoặc bạn có thể phân tích bằng phần mềm 1 vài công tác để có được đơn giá này. Thông thường với công việc yêu cầu nhân công lao động giản đơn thì áp dụng mức giá nhân công 3/7.

Đơn giá máy thi công: Thường thì có một số công tác, công việc được tính theo đơn vị ca máy (ca), ví dụ: Bơm hút nước bằng máy bơm nước, Dọn dẹp mặt bằng bằng máy cào nhỏ . Khi đó các bạn sẽ mở đơn giá ca máy của Tỉnh, thành phố nơi có công trình, đầu việc sẽ ghi theo số thứ tự của loại máy đang tra, kèm theo tên bộ đơn giá để dễ theo dõi. Ví dụ: 125/ĐG191: Số thứ tự 125 trong đơn giá 191!

Đơn giá vật liệu: Giá vật liệu do Nhà thầu đưa ra, không nhất thiết phải căn cứ vào một Công bố, thông báo hay Báo giá nào rõ ràng cả. Việc giá bỏ thầu sẽ do Nhà thầu hoàn toàn quyết định, và phù hợp với giá thị trường,
Có nhiều bạn vẫn thắc mắc là có những vật liệu không có trong Công bố giá của địa phương mà không biết lấy ở đâu để cho vào giá dự thầu. Đây là một câu hỏi mang tính rất thụ động: Bạn có thể lấy giá ở Công bố giá địa bàn lân cận, Báo giá nhà sản xuất, Báo giá trên mạng vv…. miễn sao bạn thấy tin tưởng là nó phù hợp với gói thầu và có khả năng cạnh tranh cao trong quá trình đấu thầu. Thế mới được gọi là đấu thầu chứ?

Đơn giá tổng hợp: Trong một số trường hợp, để nhanh gọn, người làm dự toán có thể tính giá trị của toàn bộ công việc theo 1 đơn giá tổng hợp. 

Lưu ý:
- Dù là giá Vật liệu, Nhân công, hay Máy thi công, nhà thầu - mà cụ thể là người làm hồ sơ dự thầu hoàn toàn tự quyết định mức giá cho vào dự toán. Mức giá đó có thể thấp, cao tuỳ theo bạn, không nhất thiết cứ phải theo các Công bố của địa phương. Tuy nhiên mức giá này cần được thông qua người chịu trách nhiệm chính trong quá trình triển khai làm hồ sơ dự thầu hoặc Người sẽ chịu trách nhiệm làm Đội trưởng thi công công trình (hạch toán) sau này!
-Phần đơn giá thường chưa có đuôi (TT phí khác, chi phí chung, lãi chịu thuế, VAT, lán trại).
-Phần giá nhân công và máy thi công còn được điều chỉnh bằng hệ số điều chỉnh dự toán theo mức lương tối thiểu nên cũng cần quan tâm, nếu không đơn giá tổng hợp cuối cùng sẽ tăng cao so với mong muốn.
-Các bạn nên đánh dấu bôi vàng những đơn giá nào Tạm tính (TT) chưa chắc chắn để làm cơ sở điều chỉnh về sau.
-Để điều chỉnh giá gói thầu sau khi đã cơ bản hoàn tất (thấp xuống hoặc cao lên), nên để ý những đơn giá có giá trị lớn như Cửa, Khuôn cửa, Cửa kính, Đá granite vv… Hoặc các Vật liệu có khối lượng lớn (thép, xi măng, bê tông thương phẩm vv…)